Este texto es la tercera parte de una serie destinada a facilitar el trabajo de diseño en proyectos de comunicación social. La primera trata sobre lo que debes considerar antes de empezar, la segunda sobre cómo hablar con diseñadores gráficos.

Como hemos contado antes, una herramienta clave para que un diseñador o diseñadora entienda el proyecto en el que va a trabajar es un briefing (también llamado brief, es lo mismo). Hay una variedad de formatos y tipos, dependiendo del proyecto, necesidades y de los profesionales involucrados. En su versión más simple, puede ser solo una descripción de los servicios que se solicitan, pero si se aprovecha su potencial es una herramienta que puede acompañar a modo de guía durante el proceso para entendernos mejor con el equipo o profesional del diseño.

En esta entrada podrás descargar una plantilla de briefing con el fin de familiarizarte con el formato y la dinámica y que la puedas usar en tus futuros proyectos.

Tipos de briefings

Existen tres tipos de briefings clave:

1. Briefing general: Es el que sirve para conectar el proyecto general con el área de comunicación. Usualmente es el más amplio y detallado porque define un proyecto complejo en todo su alcance o profundidad.
2. Briefing creativo: Es un documento para organizar el trabajo del equipo creador que incluye la definición las piezas gráficas que se tienen que producir, la asignación de tareas, definición de lo que se espera obtener a nivel visual, etc. Es para producir ya los materiales gráficos, por lo que es más sencillo que el general.
3. Contrabriefing: Los profesionales de diseño pueden responder a cada brief con una propuesta modificada en caso de que haya habido una falta de claridad o se tenga que profundizar en un planteamiento o cambiar alguna parte. Así, se aseguran de estar entendiendo el proyecto, las expectativas y sus límites. Sirve para validar la información y llegar a un acuerdo.

Es importante remarcar que no hay una metodología fija, estos tres tipos de briefing son simplemente un tipo de proceso que se reconoce en el mundo de diseño. Lo interesante es tener en cuenta su funcionalidad y adaptar estas herramientas a las necesidades del proyecto y capacidades del equipo interno. Es decir, no buscamos replicar una dinámica de agencia de forma exacta pero posiblemente tomar algunas herramientas útiles, como los briefings, pueda facilitarnos la vida.

Briefing general

Como hemos dicho antes, este tipo de documento es para un proyecto complejo. Suelen utilizarlo agencias o equipos creativos para solicitar proyectos grandes, campañas extensas o el desarrollo e implementación de una identidad gráfica. Es también el puente entre el proyecto general y el proyecto de comunicación.

Pongamos el ejemplo de que tienes este proyecto: recolectar 500.000 firmas por una causa. Como parte de tu estrategia, necesitas definir una campaña de comunicación que tendrá cierto nivel de complejidad. Redactar un briefing general servirá para que, junto con el equipo creativo, podáis definir la estrategia y los tipos de materiales que podrían apoyar a cumplir los objetivos que os habéis planteado. La comunicación suele ser clave en este tipo de proyectos y es importante tener una visión amplia del alcance y hacia dónde nos dirigimos.

Aquí tenemos un ejemplo de plantilla que te puede ayudar como guía. Puedes modificar las preguntas y agregar otras si consideras que puede ayudar a explicar mejor el proyecto. Acá puedes descargar la plantilla de briefing general.

Briefing creativo

Si has empezado con el briefing general, no será necesario que te preocupes por este otro documento: el equipo creativo se encargará de elaborar uno para cada pieza gráfica que se vaya a realizar (uno para un vídeo, otro para un cartel, para posts en redes sociales, etc). Pero si tu proyecto es más sencillo y contactas directamente con un diseñador para algo menos ambicioso, por ejemplo para solicitarle un cartel para un evento, entonces puedes usar este formato de briefing al inicio y saltarte el general.

Cuando hacemos un briefing definiendo los materiales que esperamos que sean diseñados, nos toca proveer toda la información que deben contener: en el ejemplo del cartel, título del evento, lugar, fecha, horarios, si es necesario registro, etc. En la medida de lo posible y para ahorrarnos tiempo, es mejor que el diseñador haga su trabajo directamente con el contenido final (que no le pidamos que ponga texto “de relleno” y luego le pasemos el real). Además de esto, es conveniente disponer de algún sistema para compartir el trabajado y hacer las revisiones: puede ser alguna plataforma de almacenamiento de documentos (Drive, Box, Dropbox o similar) donde puedas tener el o los briefings y los materiales gráficos actualizados. Así, cuando haya cambios, tenemos una mejor organización y disminuimos la posibilidad de acabar difundiendo una versión que no sea la final.

Compartimos una plantilla del briefing creativo, que otra vez son una serie de preguntas pero enfocadas ya al material final a desarrollar. Acá puedes descargar la plantilla de briefing creativo.

Contrabriefing

Si elaboramos un briefing general desde un inicio, será más fácil para quien diseñe hacer preguntas más específicas sobre el proyecto. Además, cuando estamos realizando nuestros primeros briefings es normal que tengamos dudas o cierta inseguridad sobre cómo hacerlo. En estos casos, elaborar un borrador y pedirle al equipo de diseño un contrabriefing es completamente válido. En cualquier caso, el contrabriefing va a ocurrir como respuesta y/o propuesta alternativa del diseñador, agencia o equipo, para llegar a acuerdos sobre las opciones para resolver los retos que les propongas.